Prima di procedere alla cancellazione dei vecchi messaggi di posta certificata al fine di liberare spazio nella casella PEC, occorre effettuare il backup di tutte le cartelle in essa contenute (posta in arrivo, posta inviata, bozze, cestino, etc).
L’operazione è molto semplice e avviene attraverso l’interfaccia web Aruba disponibile al link webmail.pec.it seguendo pochi passaggi:
1. inserire username e password;
2. accedere all’elenco cartelle cliccando sulla voce “Messaggi” nella barra laterale a sinistra dello schermo;
3. cliccare con il tasto destro sulla cartella “Posta in arrivo” e cliccare sulla voce “Esporta cartella”;
4. se richiesto, selezionare la cartella dove effettuare il download;
5. ripetere gli ultimi due passaggi per ciascuna cartella elencata nella barra laterale (cestino, posta inviata, bozze, etc...);
6. una volta terminati tutti i download, accedere alla cartella nella quale sono stati scaricati i file e inserire tutti i file .mbox in una nuova cartella che si consiglia di rinominare nel seguente modo: “Backup PEC gg-mm-aaaa” (inserire giorno del backup);
E' consigliabile effettuare una o più copie di sicurezza del backup copiando la cartella appena creata su una penna USB, su un DVD, o, ancora meglio, su uno spazio di archiviazione remoto (es. Google Drive).
Una volta terminata l’operazione (la cui durata varia in base alla quantità di messaggi presenti nella casella e alla velocità di connessione ad internet), è possibile procedere alla cancellazione dei messaggi presenti nella casella PEC, sempre attraverso l’utilizzo della webmail.
N.B. per liberare spazio i messaggi devono essere eliminati definitivamente dalla casella, svuotando il cestino al termine della rimozione.
Per accedere ai file .mbox contenenti tutti i messaggi scaricati sul computer, si consiglia l’utilizzo del programma Mbox Viewer che può essere scaricato dal seguente link: http://www.ordineavvocativasto.it/public/mboxviewer.exe e salvarlo preferibilmente direttamente nella cartella contenente il backup (il programma non richiede l’installazione).
Una volta eseguito il download e avviato il programma, bisogna comunicare al programma dove si trovano i file .mbox, premendo il tasto F2 sulla tastiera e selezionando, nell’apposita finestra, la cartella creata al punto 6 della procedura descritta sopra. Nell’interfaccia del programma apparirà la barra laterale a sinistra con l’elenco dei file .mbox presenti nella cartella selezionata e, cliccando su ciascuno di essi, nella parte centrale della schermata apparirà l’elenco dei messaggi (in alto) e l’anteprima del messaggio selezionato (in basso). Sempre dalla stessa schermata sarà possibile accedere alle funzioni per la ricerca, il salvataggio, l’esportazione e la stampa, di tutti i messaggi e degli allegati.
1. inserire username e password;
2. accedere all’elenco cartelle cliccando sulla voce “Messaggi” nella barra laterale a sinistra dello schermo;
3. cliccare con il tasto destro sulla cartella “Posta in arrivo” e cliccare sulla voce “Esporta cartella”;
4. se richiesto, selezionare la cartella dove effettuare il download;
5. ripetere gli ultimi due passaggi per ciascuna cartella elencata nella barra laterale (cestino, posta inviata, bozze, etc...);
6. una volta terminati tutti i download, accedere alla cartella nella quale sono stati scaricati i file e inserire tutti i file .mbox in una nuova cartella che si consiglia di rinominare nel seguente modo: “Backup PEC gg-mm-aaaa” (inserire giorno del backup);
E' consigliabile effettuare una o più copie di sicurezza del backup copiando la cartella appena creata su una penna USB, su un DVD, o, ancora meglio, su uno spazio di archiviazione remoto (es. Google Drive).
Una volta terminata l’operazione (la cui durata varia in base alla quantità di messaggi presenti nella casella e alla velocità di connessione ad internet), è possibile procedere alla cancellazione dei messaggi presenti nella casella PEC, sempre attraverso l’utilizzo della webmail.
N.B. per liberare spazio i messaggi devono essere eliminati definitivamente dalla casella, svuotando il cestino al termine della rimozione.
Per accedere ai file .mbox contenenti tutti i messaggi scaricati sul computer, si consiglia l’utilizzo del programma Mbox Viewer che può essere scaricato dal seguente link: http://www.ordineavvocativasto.it/public/mboxviewer.exe e salvarlo preferibilmente direttamente nella cartella contenente il backup (il programma non richiede l’installazione).
Una volta eseguito il download e avviato il programma, bisogna comunicare al programma dove si trovano i file .mbox, premendo il tasto F2 sulla tastiera e selezionando, nell’apposita finestra, la cartella creata al punto 6 della procedura descritta sopra. Nell’interfaccia del programma apparirà la barra laterale a sinistra con l’elenco dei file .mbox presenti nella cartella selezionata e, cliccando su ciascuno di essi, nella parte centrale della schermata apparirà l’elenco dei messaggi (in alto) e l’anteprima del messaggio selezionato (in basso). Sempre dalla stessa schermata sarà possibile accedere alle funzioni per la ricerca, il salvataggio, l’esportazione e la stampa, di tutti i messaggi e degli allegati.
Tutto ciò premesso, ricordo che il software di gestione del protocollo può essere configurato in modo da interagire con la casella PEC, ed essendo dotato di un adeguato client di posta elimina completamente il rischio di intasamento della casella.
E' utile precisare che l'aggancio della casella PEC al software di protocollo è consigliabile a casella vuota, quindi va eseguito dopo l'esecuzione della copie dei messaggi e dello svuotamento della casella.
dott. Riccardo Insalaco - Dirigente Analista Aziendale
